home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / chxwrite / chxwrite.doc < prev    next >
Text File  |  1986-07-21  |  52KB  |  1,135 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                               ChxWrite
  17.  
  18.               A program for writing checks and maintaining
  19.                    check account records on an IBM-PC.
  20.  
  21.                             copyright 1986
  22.                                   by
  23.  
  24.                            Michael D. Brown
  25.                            6019 Kilgore Ave.
  26.                            Muncie IN 47304
  27.  
  28.           Individuals are granted permission by the author to freely
  29.       copy this ChxWrite diskette for their own use or for evaluation
  30.       by other individuals, as long as no price or other consider-
  31.       ation is charged.  (However, a disribution charge may be made
  32.       for the cost of the disk, shipping and handling as long as the
  33.       charge is not more than $6 total.)  ChxWrite may not be rented
  34.       to others or sold as part of some other more inclusive package.
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                                                                         1
  70.  
  71.          Use these explanatory sections to walk yourself through the program
  72.      for the first time (perhaps using the sample record files provided:
  73.      checks.dta and checks.inx).  Refer to them only when needed.  If you
  74.      have any computer experience at all, you'll find that most of ChxWrite
  75.      is self explanatory.  Later, use them with the index to answer your
  76.      questions about ChxWrite's features, the use of utility programs,
  77.      etc.
  78.  
  79.  
  80.  
  81.                  STARTING  The  ChxWrite  PROGRAM
  82.  
  83.         To run the program, make sure the following files are in the
  84.     current directory:
  85.         ChxWrite.exe
  86.         checks.dta   (Or the .dta, inx. and .frm files of your account;
  87.         checks.inx    see "Creating and Changing Check Record Files"
  88.         checks.frm    for more information.)
  89.  
  90.         In answer to the DOS prompt, type "ChxWrite" and press return.
  91.     ChxWrite first asks you to enter the name of the checking account
  92.     you want to work with.  After you've created your own account files,
  93.     you'll enter a name here.  But if this is your first time through,
  94.     just press return and the default name "checks" will be entered
  95.     for you.
  96.         (This means that, if you're always going to be working with the
  97.     same checking account, you can name it "checks" and save typing
  98.     the name here and in check printing, where the default name is
  99.     "checks.frm.")
  100.  
  101.     Using Auto-Balance
  102.  
  103.         This feature keeps a running checkbook balance as you write,
  104.     print and save checks.  If your balance gets into the red, this
  105.     feature warns you.  To turn on Auto-Balance, enter a number.
  106.     Not entering a number tells ChxWrite that you don't want to use
  107.     this feature during this session.
  108.  
  109.  
  110.     Using the STR Extra Comment option
  111.  
  112.         This feature allows a comment (maximum 25 characters) to be
  113.     entered when a check is saved and then printed on the Session Trans-
  114.     action Report at the end of the session .  For more information, see
  115.     SAVING YOUR CHECK RECORDS and the sub-section, "Paper Records for Your
  116.     Checks."  If this is your first time through ChxWrite, just press
  117.     the space bar and this option will be turned off.
  118.  
  119.         Now ChxWrite asks you for the number of a check record to edit.
  120.     In other words, it's time to write a check and ChxWrite wants to
  121.     know which old check record to base the new check upon.  For
  122.     information on selecting an old check record, see CHOOSING A RECORD
  123.     TO EDIT below.  If you want to get started writing a check right
  124.     away, just press return and the default record, #1, will be chosen.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                                                     2
  137.  
  138.                          WRITING A CHECK
  139.  
  140.         You'll see that a graphic representation of a check appears in the
  141.     upper part of the screen.  You'll use this as a guide for entering the
  142.     information which will be printed on your paper checks.  Notice that
  143.     there are areas where different kinds of information will go.  Also
  144.     notice that the name of the current .dta file (or "checking account")
  145.     appears on the check in the upper left hand corner.
  146.         This part of ChxWrite is analogous to filling in the information
  147.     on a regular paper check, except that,
  148.         -ChxWrite automatically fills in much of the information for you,
  149.         -ChxWrite allows you word-processor style editing of the
  150.          information.
  151.  
  152.         If you've ever used a word processor, full screen editor, PC-FILE,
  153.     or other program with data input and editing facilities, using ChxWrite
  154.     will be a snap.  You simply use the up and down cursor keys (or Return)
  155.     to move from one area of the check to the next.  You will start at the
  156.     date, jump from there to the amount, then to the payee name, and so on.
  157.     In each area (or "field"), you may overtype the information already
  158.     there, use the space and backspace keys to erase, the right and left
  159.     cursor keys to move without erasing, and so on.
  160.  
  161.         When you're finished editing, press F10 and ChxWrite shows you
  162.     what the check will look like when printed.  It's that simple.  Now
  163.     let's look at the fields of the check, one at a time...
  164.  
  165.     The DATE
  166.         ChxWrite enters the date for you automatically, always beginning
  167.     with the current date, from DOS.  When you change this date, ChxWrite
  168.     assumes you want this new date on your checks for the rest of the
  169.     session.  The date isn't checked for any standard format, so you may
  170.     enter it any way you like, with hyphens, slashes, whatever.  To have
  171.     a blank date, just erase the current date with the space bar.
  172.         When you're done with the date, ChxWrite left justifies it for
  173.     you and moves you to...
  174.  
  175.     The AMOUNT
  176.         This is the amount which the check will be cashed for.  If you
  177.     are using an old check record as a basis for this check and the
  178.     amount that appears is not the amount you want for this check:
  179.         - erase the old amount (using the space bar) and enter a new one
  180.         - or overtype those characters which you want to change.
  181.         As in other places, ChxWrite will try to see that you enter appro-
  182.     priate information, so, if you type a letter rather than a number here,
  183.     you will hear a beep.  (You'll also be beeped at if you exceed the limit
  184.     on the number of characters.) The limit is $99,999.99.  A later verssion
  185.     of ChxWrite will support writing checks for larger amounts.
  186.         If you enter an even dollar amount, ChxWrite will, after you've
  187.     finished editing the check, add the cents, (e.g. $10 will become
  188.     $10.00).  Also, if you specified the balance option, your trial
  189.     checkbook balance will be altered by the amount of the check.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                                                     4
  203.  
  204.                         --Recording a Deposit--
  205.                 The standard way to keep track of deposits with
  206.             ChxWrite is to make the first letter of the payee
  207.             name a "+" character.  ChxWrite then assumes that the
  208.             record is a deposit when calculating the balance and
  209.             in some other areas.  However, it is not necessary
  210.             that ChxWrite keep a record of deposits at all, par-
  211.             ticularly if you are using this program along with
  212.             a regualar paper checkbook where your deposits may
  213.             be recorded or if you don't want ChxWrite to help
  214.             keep track of your balance.  Once again, maximum
  215.             flexibility is the goal.  In fact, using ChxWrite'
  216.             files with PC-File, you could use the account number,
  217.             check number or even memo fields (by changing them,
  218.             in the filename.hdr file, to numeric fields) along
  219.             with PC-File's powerful report features to keep a
  220.             record of the balance in just about any way you can
  221.             imagine.
  222.  
  223.     The PAYEE NAME
  224.         This, of course, is the name of the en